Tilgangur
Tilgangur þessa ferlis er að:
- Veita starfsfólki og hagsmunaaðilum aðgengilega og gagnsæja leið til að koma á framfæri kvörtunum eða áhyggjum
- Tryggja sanngjarna, hlutlæga og skjalfesta málsmeðferð
- Koma í veg fyrir hefndaraðgerðir
- Uppfylla kröfur ASC Feed Standard, Viðmið 1.13
- Samræmast íslenskum vinnurétti og persónuverndarlögum
Kvörtunarleiðin er starfsmönnum og öðrum aðgengileg án kostnaðar og án ótta við neikvæðar afleiðingar.
2. Gildissvið
Ferlið er opið fyrir:
- Fastráðna starfsmenn
- Tímabundna starfsmenn og afleysingafólk
- Verktaka
- Birgja og þjónustuaðila
- Nærsamfélag og aðra utanaðkomandi hagsmunaaðila
Kvartanir geta m.a. lotið að:
- Vinnuaðstæðum
- Öryggi og heilsuvernd
- Einelti, áreitni eða mismunun
- Launum og starfskjörum
- Umhverfismálum
- Mannréttindum
- Brotum á ASC-kröfum
- Siðferðislegu misferli
3. Meginreglur
Allar kvartanir skulu meðhöndlaðar samkvæmt eftirfarandi meginreglum:
- Aðgengi – Auðvelt að leggja fram kvörtun, einnig nafnlaust
- Gagnsæi – Skýrt ferli og skilgreindir tímarammar
- Trúnaður – Auðkenni verndað ef óskað er
- Hlutlægni – Óhlutdræg rannsókn
- Bann við hefndaraðgerðum – Engar neikvæðar afleiðingar
- Tímanleiki – Málsmeðferð án óþarfa tafa
4. Hvernig má leggja fram kvörtun
Kvörtun má leggja fram með eftirfarandi hætti:
Beint til næsta yfirmanns, framleiðslustjóra eða framkvæmdastjóra
Til trúnaðarmanns eða stéttarfélagsfulltrúa
Með tölvupósti á sérstakt kvörtunarnetfang: pontun@laxa.is
Í nafnlausan kvörtunarkassa í andyrir á vinnustað:
Í gegnum ytri tilkynningaleið á vefsíðu fyrirtækisins.
Kvartanir má leggja fram á íslensku eða öðrum viðeigandi tungumálum starfsfólks.
Nafnlausar kvartanir eru teknar gildar og rannsakaðar eftir því sem kostur er.
5. Meðferð kvörtunar
Skref 1: Móttaka og skráning
- Kvörtun skráð í kvörtunarskrá
- Móttaka staðfest innan 5 virkra daga (nema kvörtun sé nafnlaus)
- Ábyrgðaraðili máls tilnefndur
Skref 2: Frummat
- Metið eðli og alvarleiki kvörtunar
- Metin þörf á tafarlausum aðgerðum (t.d. öryggisáhætta)
- Ákveðið hvort leita skuli óformlegrar lausnar eða hefja formlega rannsókn
Skref 3: Rannsókn
Ef formleg rannsókn er talin nauðsynleg:
- Safnað viðeigandi gögnum
- Viðtal tekið við kvartanda (ef þekktur)
- Viðtöl við viðkomandi aðila og vitni
- Gætt trúnaðar
- Rannsókn lokið innan 30 daga, ef unnt er
Skref 4: Niðurstaða og úrbætur
- Skrifleg niðurstaða unnin
- Ákveðnar viðeigandi úrbætur eða agaaðgerðir (ef við á)
- Fyrirbyggjandi aðgerðir skilgreindar
- Kvartanda tilkynnt um niðurstöðu, að teknu tilliti til trúnaðar
Skref 5: Áfrýjun
Ef kvartandi er ósáttur við niðurstöðu getur hann áfrýjað innan 14 daga.
Áfrýjun skal:
- Vera skrifleg
- Fara til stjórnanda sem kom ekki að fyrri málsmeðferð
- Leiða til endurmats og skriflegrar niðurstöðu
Niðurstaða áfrýjunar er endanleg innan fyrirtækisins.
6. Vernd gegn hefndaraðgerðum
Óheimilt er að beita starfsmann eða annan aðila neikvæðum aðgerðum vegna þess að hann:
- Leggur fram kvörtun
- Tekur þátt í rannsókn
- Tilkynnir um grun um brot á ASC-kröfum
Hefndaraðgerðir teljast alvarlegt agabrot og geta leitt til agaviðurlaga.
7. Trúnaður og persónuvernd
- Allar upplýsingar eru meðhöndlaðar samkvæmt íslenskum persónuverndarlögum
- Aðgangur að gögnum takmarkast við þá sem þurfa á þeim að halda
- Nafnleynd er virt þegar óskað er, að því marki sem lög leyfa
8. Skráning og varðveisla gagna
Fyrirtækið heldur utan um kvörtunarskrá sem inniheldur:
- Dagsetningu móttöku
- Lýsingu á kvörtun
- Rannsóknarskref
- Niðurstöðu
- Úrbætur
- Dagsetningu lokunar
Gögn eru varðveitt á öruggan hátt og gerð aðgengileg við ASC-úttektir.
9. Kynning og aðgengi
Kvörtunarferlið skal:
- Vera hluti af starfsmannahandbók
- Kynnt við ráðningu
- Aðgengilegt á vinnustað
- Aðgengilegt á íslensku og öðrum viðeigandi tungumálum
- Vera tiltækt utanaðkomandi hagsmunaaðilum sé þess óskað
10. Eftirlit og endurskoðun
Stjórnendur skulu:
- Fara reglulega yfir kvartanir til að greina mynstur
- Grípa til fyrirbyggjandi aðgerða
- Endurskoða ferlið árlega
- Tryggja samræmi við uppfærðar kröfur ASC
